Tüm alanlarda olduğu gibi İnsan Kaynaklarında da gelişim ve değişim hızla devam ediyor. Daha 20 yıl öncesine kadar personel bölümlerinde standart süreçler uygulanırken, şimdi iç müşteri bağlılığını artıracak uygulamalar ile personeli elde tutma konusunda rekabet kızışıyor. Bu rekabet ortamına ayak uyduranlar şüphesiz fark yaratıyor ve tercih edilen şirketler sıralamasında yer buluyor. Bağlılıktan ya da işveren markasından bahsetmeyeceğim, ancak bağlılığa ciddi anlamda etki eden bir modül olan oryantasyon programının Buddy ya da Türkçe tabirle Kanka uygulamasına değineceğim.

Öncelikle, o anı düşünmek lazım. Eğitimlerinizi tamamladınız ve artık ofistesiniz. Ofis arkadaşlarınızla ilk defa tanışıyorsunuz. İçtiğiniz çay, henüz açtığınız bilgisayar, oturduğunuz koltuk tamamen farklı. Her ne kadar işinizin uzmanı olsanızda lavabonun yerini bile bilmediğiniz bir ortamdasınız. Yabancılık hissetmeniz ve “nereden başlasam?” tedirginliğine düşüp, harika bir şekilde başlayan gününüzün kâbusa dönmesi an meselesi. İşte bu anda ofise bir yabancı giriyor ve size “Hoş Geldiniz. Adım …… Oryantasyon süreniz boyunca size eşlik edeceğim. Bu süreçte sormak istediğiniz sorularınızı bana sorabilirsiniz. İsterseniz ilk olarak bir çay içelim ve işyerimizi anlatmaya başlayayım.” diyerek cümlelerini sonlandırıyor. İşte Buddy’niz huzurunuzda, artık rahatlayabilirsiniz.

Peki, Buddy kimdir?

Buddy, yeni personelin işe uyumunu hızlandırmayı ve kolaylaştırmayı amaçlayan keyifli bir uygulamanın başrol oyuncusudur. Yeni personelin firma ile ilgili her türlü soruyu sorabileceği, yol gösterici, firma kültürü hakkında bilgi verebilen ve diğer kişilerle tanıştıracak gönüllü personeldir. İlk günden başlamak üzere günün belli saatlerinde, iş akışını aksatmadan personele eşlik eder ve özellikle ilk haftalarda öğle yemeklerine ve molalara birlikte çıkarak arkadaşlık eder. Buddy; gönüllü, motivasyonu yüksek, iletişim becerileri güçlü ve örnek gösterilen çalışanlardan biri olmalıdır.

Buddy’lik sistemi ne işe yarar?

İlk bakışta sadece sorulara cevap veren bir yapı gibi görünsede aslında personelin firma hakkındaki ilk izlenimini pozitifleştiren yegâne unsurlardan biridir. Personel, kendini değerli hisseder ve bağlılık seviyesi artmaya başlar. Personelin işe ve firma kültürüne uyumu hızlanır ve kolaylaşır. İlk gün tedirginliği azalır ve iş arkadaşlarıyla daha hızlı etkileşim sağlamasına yardımcı olur.

Buddy’lik sistemi ne kadar sürer?

Buddy’lik sistemi, teorikte oryantasyon süresince devam eder. Pratikte ise ikinci haftanın sonunda, yani personelin işyerine alışmaya başladığı ve çevresini geliştirerek farklı çalışanlarla da bilgi alışverişinde bulunduğunun gözlemlenmesiyle informal olarak sona erer.

Buddy seçim kriterleri nelerdir?

• En az 2 yıllık personel olmalı,
• Yeni personel ile mümkünse aynı birimde olmalı,
• Motivasyonu yüksek ve iletişim yeteneği güçlü bir personel olmalı,
• Başarılı ve örnek bir personel olmalı,
• Gönüllü olmalı.

Buddy seçim kriterlerine uyulmadığında önemli sorunlarla karşılaşılabilir. Buddy, yeni bir personel ise henüz firmayı yeterince tanımadığından sorulara yanıt veremeyebilir ya da doğru kişiye yönlendiremeyebilir. Aynı birimde ya da departman ile ilgili bir bölümden değilse, personelin işle ilgili soracağı sorular yanıtsız kalabilir. Sorulabilecek sorular genellikle işle ilgili olacağından sorular yanıtsız kaldığında zaten Buddy sistemi etkisiz kalacaktır. Buddy’nin firmaya bağlılığı yüksek değilse ve motivasyonu düşükse firma hakkında olumsuz paylaşımlarda bulunabilir. Henüz ilk günlerinde olan bir personelin en son duymak isteyeceği şey elbette ki firmayla ilgili olumsuz yorumlardır. Başarılı ve örnek bir Buddy seçilmesi, daha ilk günden doğru ve değerli bir yönlendirme sağlayabilir ya da tersi durumda yanlış örnek olabilecek bir durumla karşılaşılabilir. Son olarak ise Buddy’nin gönüllü olması gerekmektedir. Bazen yöneticisi istediği için Buddy olan personellerle karşılaşıyoruz. Buddy isteksiz olduğunda; ayırdığı zaman, verdiği enerji, sorulara yanıt şekli de olumsuz olacağından sistemi sekteye uğratabilir.

Buddy sistemi değerlendirilir mi?

Buddy sistemi, mutlaka her yeni personel tarafından değerlendirilmelidir. Genellikle oryantasyon programı değerlendirme anketi içerisine eklenen iki soruyla Buddy’nin desteği ve Buddy sisteminin işlevselliği ölçülürken, deneme süresi görüşmelerinde de sorularak sözlü olarak değerlendirilebilir. Değerlendirmede önemli olan, Buddy’nin istenilen kriterlere göre personele eşlik edip etmediğidir. Bugüne kadar olumsuz hiçbir yoruma şahit olmadım, ancak sistemi geliştirecek tavsiyeler aldım. Uygulamayı destekleyecek öneriler alınırsa bunları değerlendirmelidir. Eğer bir gün olumsuz bir yorumla karşılaşırsanız nedenleri mutlaka araştırılmalı ve mümkünse tekrarı olmaması için önlemler alınmalıdır.

Firmaların personeli seçtiği değil personelin firmayı seçtiği günümüzde, firmaların personelleri elde tutabilmek için kullandığı uygulamalardan sadece biri olan Buddy Sistemi şu anda birçok firma tarafından kullanılmaya devam etmektedir. Personeli değerli hissettiren bu tür uygulamaları kullanan şirketlerin arttığını görüyoruz, umarım tüm firmalar benzer uygulamaları hayata geçirerek insan kaynağına daha çok yatırım yapar. Son not olarak belirtmeliyim ki, hayata geçirilen uygulamalar ihtiyaçlardan meydana gelir. Firmada Buddy’yi aratmayacak sıcakkanlı ve yönlendirici yöneticiler ya da çalışma arkadaşları var ise aynı zamanda bu kriterler firma kültürü haline gelmişse Buddy’ye zaten ihtiyaç duyulmayacaktır 🙂

Eray ÖZDEMİR